CUW po pierwszym roku działalności: są obszary do poprawy, są też konkretne efekty
Działające od roku Centrum Usług Wspólnych w Skarżysku-Kamiennej zostało poddane kontroli Komisji Rewizyjnej Rady Miasta. Radni wskazali obszary wymagające dalszego uporządkowania i usprawnienia. Dyrektor CUW wskazuje również na konkretne efekty dotychczasowego funkcjonowania jednostki. Prezydent Arkadiusz Bogucki podkreśla, że Centrum jest nadal na etapie budowania docelowego modelu działania, a na pełną ocenę jego funkcjonowania przyjdzie czas po dwóch latach – zgodnie z założeniami przyjętymi przy jego tworzeniu.
Podczas sesji Rady Miasta przedstawione zostały informacje dotyczące funkcjonowania Centrum Usług Wspólnych w Skarżysku-Kamiennej. Radni zapoznali się ze sprawozdaniem Komisji Rewizyjnej z przeprowadzonej kontroli.
- Przedmiotem kontroli była w szczególności ocena organizacji, gospodarności i efektywności działania jednostki w pierwszym okresie jej funkcjonowania. Kontrola była prowadzona w związku z licznymi uwagami dotyczącymi praktycznego funkcjonowania CUW oraz współpracy pomiędzy Centrum, a obsługiwanymi jednostkami oświatowymi – przedstawił raport przewodniczący komisji Rewizyjnej Adam Ciok.
Raport Komisji Rewizyjnej wskazał obszary, które wymagają dalszego uporządkowania i doskonalenia, wskazując na konkretne przykłady. Dotyczą one m.in. ulepszenia standaryzacji procesów; podziału kompetencji i odpowiedzialności za dokumentację i faktury; brak jednolitej matrycy odpowiedzialności między innymi w procesach finansowych; komunikacji pomiędzy CUW a obsługiwanymi jednostkami; obiegu dokumentów; konieczności uporządkowania uprawnień w systemach informatycznych; obsługi informatycznej; przeprowadzenia analizy obciążenia pracą sekretarzy i intendentów oraz opracowania systemu zastępowalności zabezpieczającego ciągłość pracy jednostek. Komisja wskazała również na potrzebę dalszego rozwoju wspólnych zamówień, by w pełni wykorzystać leżący tu potencjał w celu oszczędności oraz konieczność systematycznego monitorowania efektów działania Centrum.
Jednostka działa dopiero od czerwca 2025 roku, a wspólną obsługą miejskich jednostek zostało objęte od września 2025 roku. Oznacza to, że obecnie oceniany jest przede wszystkim pierwszy rok funkcjonowania nowego modelu organizacji obsługi.
W podsumowaniu raportu czytamy: „Komisja stoi na stanowisku, że Centrum Usług Wspólnych wymaga gruntownego uporządkowania organizacyjnego, a dalsze rozszerzanie zakresu jego działania powinno zostać poprzedzone rozwiązaniem podstawowych problemów ujawnionych podczas kontroli. Po upływie 6-12 miesięcy od wdrożenia zaleceń należy przeprowadzić ponowną ocenę funkcjonowania Centrum. Dopiero takie podejście pozwoli odpowiedzieć na najważniejsze pytanie: czy utworzenie Centrum Usług Wspólnych rzeczywiście przyniosło zakładane usprawnienie obsługi oświaty, poprawę organizacji pracy i realne oszczędności dla miasta, czy też część kosztów i obowiązków została jedynie przesunięta z jednej jednostki do drugiej. W ocenie Komisji na obecnym etapie odpowiedź na to pytanie nie jest wystarczająco pozytywna”.
Prezydent Arkadiusz Bogucki podkreślił po wysłuchali raportu, że Centrum Usług Wspólnych jest wciąż na etapie budowania docelowego modelu działania. Jego zdaniem na pełną ocenę funkcjonowania jednostki przyjdzie czas po dłuższym okresie jej działalności, jednak już dziś widoczne są efekty wprowadzonych zmian, a sam kierunek centralizacji obsługi jednostek ocenia pozytywnie.
– Bardzo uważnie wsłuchałem się w przedstawiony raport i traktuję zawarte w nim uwagi jako ważny materiał do dalszej pracy. Część wskazanych zmian już wdrażamy, a kolejne będziemy wprowadzać. Zarówno ja, jak i pani dyrektor CUW na bieżąco obserwujemy funkcjonowanie Centrum i widzimy obszary, które wymagają korekty. Nie czekamy więc wyłącznie na wyniki kontroli, część działań podejmujemy już teraz. Jestem przekonany, że Centrum Usług Wspólnych ma ogromny potencjał i jest jednostką, która może skutecznie zabezpieczać interesy gminy, poprawiać organizację pracy i przynosić wymierne korzyści. CUW-y powstają w wielu samorządach w całej Polsce i wszędzie ich wdrożenie jest procesem, który wymaga czasu i dostosowania rozwiązań do praktycznego funkcjonowania jednostek. Musimy pamiętać, że ocena takiej zmiany po kilku czy kilkunastu miesiącach nie może być oceną ostateczną. W naszym przypadku dokonujemy jej bardzo wcześnie, a część rozwiązań nadal jest wdrażana. Dlatego potraktujmy ten raport jako wskazanie obszarów, które wymagają dalszej pracy. Będziemy się nad nim szczegółowo pochylać i wykorzystywać zawarte w nim uwagi do dalszego doskonalenia funkcjonowania CUW – mówił podczas sesji Prezydent Miasta Arkadiusz Bogucki.
Joanna Grzelka przygotowała ocenę działania kierowanej przez nią jednostki względem koncepcji jej powstania. Wynika z niej, że w ciągu pierwszego roku udało się wprowadzić szereg rozwiązań, które przynoszą wymierne efekty. Wśród nich wymieniła m.in. skrócenie czasu realizacji części zadań, możliwość szybkiego podejmowania decyzji strategicznych przez organ prowadzący, poprawę kontroli zarządczej, elektroniczną obsługę faktur, wprowadzenie płatności masowych dla opłat za żywienie i pobyty w jednostkach, ograniczenie dostępu do danych dla firm zewnętrznych, zarządzanie danymi przez węższe grono osób, oszczędność w kosztach szkoleń, likwidację umów zewnętrznych na obsługę informatyczną jednostek, możliwość zastępowania pracowników oraz wspólne rozwiązywanie problemów.
Istotnym efektem jest również organizacja wspólnej obsługi technicznej. Zespół Wsparcia Technicznego CUW wykonuje w placówkach nie tylko bieżące prace konserwatorskie, ale także remonty (jak szpachlowanie, malowanie, wykonywanie konstrukcji z karton-gipsu czy układanie płytek). Jak wskazano w informacji, pozwala to ograniczać konieczność zlecania części prac firmom zewnętrznym, a jednocześnie zwiększa możliwość wzajemnego wsparcia pracowników pomiędzy jednostkami.
Kolejnym etapem centralizacji są zamówienia publiczne. Od 15 września CUW pełni funkcję centralnego zamawiającego oraz wyznaczonego zamawiającego w zakresie zakupów żywności dla obsługiwanych jednostek. Ma to umożliwić dalsze wykorzystywanie efektu skali i poszukiwanie korzystniejszych warunków zakupów.
Jak wyjaśnia dyrektor Joanna Grzelka, można dostrzec też oszczędności działania CUW, gdyż cały plan wydatków jednostki jest niższy niż koszty utrzymania etatów pracowników w jednostkach.
Pierwszy rok funkcjonowania CUW pokazuje więc zarówno obszary wymagające dalszego doskonalenia, jak i konkretne efekty wynikające z centralizacji obsługi. Co istotne, zgodnie z koncepcją utworzenia Centrum Usług Wspólnych, pełna weryfikacja przyjętych założeń i dotychczasowego zakresu działalności CUW oraz planowanie jego dalszego rozwoju powinny nastąpić po dwóch latach funkcjonowania jednostki.
